Getting Things Done (GTD) is een productiviteitsmethodiek ontwikkeld door David Allen van de David Allen corporation, en uitgelegd in het gelijknamige boek uit 2002. Sindsdien heeft GTD een stormachtige groei doorgemaakt, tot het punt dat er duizenden weblogs aan gewijd zijn, honderden boeken en artikelen over geschreven zijn, en tientallen spin-offs van bestaan.

De ondertitel van de Engelse versie van het boek is The Art of Stress-free Productivity, en daarin zitten drie essentiele elementen verstopt: Productivity, Stress-free en Art. Het is deze combinatie van elementen die de kracht vormen van de GTD methodiek.

Productivity

Onder Productivity wordt verstaan: datgene gedaan krijgen dat je gedaan wilt krijgen. Doen wat je wilt doen. Afmaken wat je wilt afmaken. Als je dat lukt ben je productief.

Dat klinkt heel simpel, en dat is het ook; maar er zitten een paar zaken aan vast die misschien niet zo voor de hand liggen. Ten eerste, het gaat niet alleen over je werk. Wil GTD de belofte van stress-free productivity na kunnen komen zul je de methodiek zowel in je professionele als je privéleven moeten toepassen. Er is namelijk geen wezenlijk verschil tussen jouw wil om dat salesproject af te ronden, en jouw wil om de trapleuning thuis opnieuw in de verf te zetten. Of tussen jouw wil om van een slecht functionerende medewerker af te komen, en jouw wil om die slecht functionerende voorzitter van de speeltuinvereniging te wippen (no pun intended). Het zijn veranderingen die je in de wereld wilt zien: dingen die je gedaan wilt krijgen, en of dat nu tussen negen en vijf uur is, of van vijf tot negen 's avonds maakt niet uit. Wat productiviteit betreft is er niet zoiets als een scheiding tussen werk en privé. Als je het idee hebt dat je te veel tijd aan je werk besteedt, en te weinig privetijd overhoudt, dan zit daar iets achter: de (mogelijk onbewuste) wil om daar verandering in aan te brengen. Als je GTD alleen in je professionele omgeving toepast is dat net zoiets als een timmerman die op z'n werk een kwaliteitshamer gebruikt, en thuis aanmoddert met een exemplaar uit de knakenbak van de Gamma. Het kan wel, maar slim is het niet.

Ten tweede: het gaat niet alleen over korte termijn zaken. De GTD methode begint bij het aanpakken van de dagelijkse (productivi-)tijdvreters: hoe werk ik m'n e-mail weg? Wat doe ik met die stapels papier? Hoe gebruik ik mijn agenda optimaal? Dat verbetert weliswaar je productiviteit, maar een verbetering is nog geen optimalisatie. De GTD methodiek volledig toepassen betekent dat je 'm ook gebruikt voor dingen die je op de langere termijn gedaan wilt krijgen. Een andere functie, een andere baan, een andere carriere. De 10 kilometer lopen; een marathon; een gezondere levensstijl. Een keer met je wederhelft een stedenreis zonder de kinderen; een betere relatie; een andere partner. Het gaat er om: Wat wil je gedaan krijgen?

Ten derde: productief zijn betekent niet dat je de hele tijd als een razende roeland aan het rondrennen en regelen bent. Doen wat je gedaan wilt krijgen kan ook heel wel inhouden dat je lekker op de bank hangt met een goed boek of een foute TV serie.

Stress-free

Het label “zonder stress” heeft ongetwijfeld flink bijgedragen aan de populariteit van de GTD methodiek. Wie wil er nu niet een stress-loos leven?

Maar stressloos leven houdt in dat je continu in je comfort-zone zit; dat je nooit wordt uitgedaagd; dat je alles aankunt wat je tegenkomt, met twee vingers in de neus. Een stressloos leven is vooral ook een saai leven. (Zie ook het artikel De moed om jezelf te zijn.)

Waar het bij de GTD methodiek om gaat is niet dat je nooit gestresst bent, maar vooral dat die stress je niet afleidt van wat je gedaan probeert te krijgen. Stress, volgens David Allen, ontstaat door “unresolved conflict” of in correct maar lelijk Nederlands: onopgeloste onenigheid. Stress komt vaak samen met het zinnetje “maar eigenlijk.” Ik ben nu m'n e-mail aan het beantwoorden maar eigenlijk zou ik die vergadering van zometeen willen voorbereiden. Ik ben nu aan het kletsen bij de koffieautomaat, maar eigenlijk zou ik dat rapport moeten afmaken. Ik zit nu bij deze klant te ja-knikken maar eigenlijk zou ik 'm het liefste een mep willen verkopen. Ik zit nu op de bank TV te kijken, maar eigenlijk moet ik weer eens de mountainbike uit de schuur halen. Ik ben nu boodschappen aan het doen, maar eigenlijk zou ik liever een sneeuwballengevecht met de kinderen houden. Ik moet mijn collega eens vertellen dat er zoiets bestaat als deodorant, maar eigenlijk weet ik niet hoe ik dat aan moet durven. Ik lig hier nu om twee uur 's nachts te malen over dat functioneringsgesprek, maar eigenlijk moet ik gewoon uitzoeken wat de criteria zijn waaraan mijn werk moet voldoen.

Je doet het één, maar je denkt aan het ander. Je schrijft een e-mail, maar denkt aan het telefoontje dat je voor de middag nog gedaan moet hebben. En zowel de mail, als het telefoontje, als jij verliezen: de mail omdat je niet de aandacht er volledig bij hebt; de voorbereiding op dat telefoongesprek, omdat je ook nog wat denkenergie verstookt op dat mailtje; en jij (1) omdat je veel meer tijd kwijt bent aan het opstellen van dat mailtje, (2) omdat je dat telefoongesprek onvoldoende voorbereid, en (3) omdat je dat best wel weet en eigenlijk je aandacht wil hebben bij of het mailtje, of het telefoongesprek. Stress. Een beetje, misschien, maar al die beetjes stapelen. Totdat je ontploft tegen die collega (of je partner) die net op het verkeerde moment binnenkomt.

De oorzaak hiervan is dat we al deze dingen in ons hoofd proberen te houden. We proberen te onthouden wat we met het mailtje willen bereiken, naast wat we in het telefoongesprek willen zeggen, naast het feit dat we nog een halfje bruin mee moeten nemen op de weg terug, naast het punt dat er nog winterbanden moeten komen, naast het punt dat je toch eens met je broer en zus moet praten over de verslechterende gezondheid van ma. Maar hoewel ons hoofd een geweldige hoeveelheid informatie kan bevatten (vraag ma maar eens waar je op schoolreis bent geweest!) werkt het niet tijdgebonden, maar associatief. Het komt met halfje bruin als je honger krijgt, niet als naar huis reist. Het komt met de winterbanden als je in de slip raakt op weg naar huis, niet in de nazomer als ze volop voorradig en goedkoop zijn. Het komt met de perfecte verwoording voor het e-mailtje als je bij de koffieautomaat staat, en met geweldige ideeën voor een reclamecampagne als je op in de Champagne op vakantie bent.

De oplossing die GTD hiervoor aandraagt is verdacht eenvoudig: List your work. Then work your list. Ofwel: schrijf op wat je gedaan wilt hebben. Doe vervolgens wat je opgeschreven hebt.

Veel mensen doen dit van nature al in zekere mate. Dat is ook de reden achter de “Duh! Is dat alles?” reactie die enthousiaste GTD-ers vaak krijgen als ze het systeem uitleggen. Wie onder druk staat om iets gedaan te krijgen dat qua grootte, impact of complexiteit buiten de comfortzone ligt — een verhuizing, een IT project, een nieuwe auto, een andere school voor de kinderen — maakt vaak als vanzelf lijstjes met dingen waaraan gedacht moet worden en (tussen)stappen die niet vergeten mogen worden. De GTD methodiek kent wat subtiliteiten met betrekking tot het maken, verwerken, bijhouden en uitvoeren van dit soort lijstjes, maar ook dat zijn simpele, eenvoudig te vatten technieken. (Voor meer informatie hierover verwijs ik even naar het GTD lemma op Wikipedia.) Waar GTD het simpele lijstjes-maken voorbij streeft is in de strikte en consequente toepassing ervan. De bedoeling is dat je alle dingen die je gedaan wilt hebben op lijstjes zet, en die lijstjes zodanig betrouwbaar hebt georganiseerd dat het niet, nooit meer nodig is om dingen in je hoofd te bewaren. Je kunt dan veel beter een keuze maken tussen alle dingen die je gedaan wilt hebben, én je kunt je veel beter concentreren op het uitvoeren ervan. Kortom, geen dagelijkse of wekelijkse to-do lijstjes, maar een complete to-do lijst voor je hele leven.

Art

En dat is vrij lastig te realiseren, en behoorlijk lastig vol te houden. Het is niet iets dat van nature aan komt waaien. Biologisch gezien springen we het liefst op het nieuwste, mooiste, meest opwindende, snelst bevrediging opleverende ding af dat zich in ons blikveld bevindt, zonder na te denken over de consequenties. Daarom pakken we de telefoon op als-ie rinkelt, ook al waren we net aan het praten met een collega. Daarom stop je met het lezen van dit artikel als je het Ding-dong nieuwe-mailgeluidje van je computer hoort. Daarom blijf je voor de TV hangen in plaats van een rondje fietsen.

Wil je de belofte van GTD, stress-free productivity, halen, dan zul je de technieken ervan tot een deel van je leven moeten maken. Het lezen en verwerken van e-mail wordt een activiteit waar je voor kiest, in plaats van een manier om de dag te beginnen. Als je iets te binnen schiet wordt dat niet even op een plakkertje genoteerd die aan je monitor hangt totdat de lijm loslaat, waarna je briljante idee achter het bureau verdwijnt; nee: als je iets te binnen schiet wordt dat uiteraard op een betrouwbaar medium genoteerd, en tijdig en systematisch verwerkt, zodat je het op het juiste moment kunt omzetten in actie. En met het verwezenlijken van je dromen wacht je niet tot je midlife crisis, maar je noteert ze nu, kijkt er regelmatig naar, en als je tijd rijp vindt zet je de stappen die nodig zijn om te leren vliegen / een camping te beginnen in Frankrijk / een sabbatical van een jaar op te nemen / de Dalai Lama te ontmoeten / djembé te leren spelen — wat dan ook.

Dat is wanneer GTD verandert van wéér zo'n timemanagement methodiek tot de kunst van stress-vrij productief zijn. Je hoeft er niet meer over na te denken. Het is een deel van je leven geworden. In je hoofd is weer ruimte, en rust, om na te denken. Met iets bezig zijn betekent ook dat je er volledig op geconcentreerd bent. Dat kost minder tijd, en levert betere kwaliteit.

Om daar te komen is niet gratis. De GTD methode internaliseren kost tijd, moeite en aandacht. Maar het is beslist de moeite waard.