Vroeger zei je moeder: “Ruim je kamer nou eens op!” Tegenwoordig zegt je baas: “We hebben een clean desk policy hier. Ruim je werkplek eens op!” Schepen verwelken en bloemen vergaan, maar de roep om de rommel achter je op te ruimen blijft kennelijk altijd bestaan.

Maar mams en chef zijn iets vergeten te vertellen. Hoe doe je dat eigenlijk, opruimen? Klaarblijkelijk is dat niet zo voor de hand liggend als ze (hebben) doen voorkomen. Als dat wel zo was, waarom hebben zoveel mensen er dan moeite mee? Als opruimen zo eenvoudig is, waarom is er dan een hele industrie aan het ontstaan van professional organizers die je kunnen vertellen hoe dat moet? Je kunt het toch ook zelf? Als je schoonmoeder langs komt is het toch ook netjes? En die clean desk, die komt er toch gewoon wel als de baas maar hard genoeg met de vuist op tafel slaat?

Maar netjes is niet hetzelfde als georganiseerd. Bepaald niet.

Er zijn zat kantoren waar de clean desk policy heeft geleid tot een mooi leeg bureau, maar waar de inhoud van dat bureau meegesjouwd wordt van en naar huis in tassen, met alle mogelijke concurrentie- of privacyperikelen van dien. Of waar de inhoud van het bureau aan het eind van de werkdag rëcksichtslos wordt gedumpt in de dichtstbijzijnde afsluitbare archiefkast. De desk is clean, maar je bent wel uren kwijt aan het zoeken naar spullen en papieren.

Efficiënt is anders.

Georganiseerd zijn houdt in dat spullen (en papieren) zijn opgeslagen op een plaats en op een manier die past bij de betekenis die die spullen voor je hebben. Wat belangrijk en/of vaak benodigd is, is vlakbij. Wat je minder vaak nodig hebt en/of minder belangrijk is, is verder weg. En vooral ook: wat je niet nodig hebt, is er niet.

Bij het opruimen gebruiken de meesten van ons nog steeds — bij gebrek aan beter — technieken die we als kleuter hebben aangeleerd. We hebben een vierkante doos, dus we gaan in de kasten op zoek naar een vierkante ruimte waar dat in past. We hebben een lange, rechthoekige lineaal, dus die gaat achterin de la want daar is een lange, rechthoekige ruimte. We hebben een rond blik, dus die gaat op het bureau want nergens anders is nog plaats.

En een andere gewoonte die we vroeger hebben geleerd en helaas nog steeds toepassen is: hebben is hebben. Vullingen voor pennen die we niet meer hebben. Catalogi van bedrijven die al lang failliet zijn. Verloopstekkers en andere kleine elektronica van dubieuze origine. Uitgedroogde whiteboard stiften. Notulen van vergaderingen van vorig jaar. Wat betekenen die dingen voor jou? Waarom heb je ze nog?

Opruimen

Maar hoe pak je dat dan aan, dat opruimen?

Ten eerste, neem er de tijd voor. Als je door stapels, kasten en lades heen loopt kom je vaak allerlei dingen tegen waarover je nog een beslissing had moeten nemen. Foto's die je nog moet inplakken — of toch maar niet. Papieren die niet voor jou bestemd zijn, maar voor wie dan wel? Mappen waar je nog de nuttige dingen uit moet halen. Die uitgestelde beslissingen moet je dan nu nemen,nu je de kans hebt, en niet weer opnieuw uitstellen.

Ten tweede, doe het systematisch. Opruimen is al lastig zat zonder dat je over de manier van opruimen moet nadenken. Zelf ben ik gecharmeerd van het SPACE programma van de Amerikaanse opruimgoeroe Julie Morgenstern. Dat is niet een geavanceerde methode om je rommel de ruimte in te sturen, maar een kek acroniem voor de vijf-staps aanpak om een ruimte werkelijk opgeruimd te krijgen: Sort, Purge, Assign space, Containerize, Equalize.

Sort (sorteren) houdt in dat je lade voor lade, kast voor kast alles eruit haalt en de bij elkaar horende spullen bij elkaar brengt. Foto's bij foto's, boeken bij boeken. Pennen bij pennen. Verzekeringspapieren bij verzekeringspapieren. Leg het bij elkaar, zodat je een beeld hebt hoeveel van welke spullen je hebt. Zo kun je er bijvoorbeeld achter komen dat je wel acht scharen had, verdeeld over acht verschillende locaties.

Purge (verwijderen) betekent dat je eens kritisch kijkt naar die verschillende stapels: wat daarvan heb je nog nodig? Wat is verouderd? Waar hecht je niet meer aan? Wat is er stuk? Waarvan heb je teveel? (Scharen!) Bedenk goed: wat betekent het voor jou?

Assign space (ruimte toewijzen): nu je weet wat je nog overhoudt kun je je gaan afvragen wat waar ‘hoort’. Zoals gezegd, belangrijke dingen moeten dichtbij. Als boeken belangrijk voor je zijn, maar je boekenkast is ver van je leesplek wordt het lastig om je boeken opgeruimd te houden. Als je vaak een lineaal nodig hebt maar de opruimplek is achterin een la, dan ruim je 'm gewoon niet op. Het helpt om, voordat je begint met opruimen, eens door het pand heen te lopen en te constateren of er zich ergens dingen verzamelen waar ze niet horen. Vaak is dat een aanwijzing dat de opslagplek niet juist gekozen is. Als binnenkomende post zich op de keukentafel verzamelt kun je er tegen vechten, maar je kunt beter constateren dat het postbakje dus niet boven in de werkkamer thuishoort.

Containerize (verpakken). Je weet nu wat je hebt, en je weet waar je het wilt hebben. Nu kun je je afvragen: waarin wil ik het hebben? Wat is de beste, mooiste, handigste, meest motiverende manier om dit op te ruimen en opgeruimd te houden? Tijdschriften in stapels of in cassettes? Kleine elektronica in lades of in bakjes? Papieren in mappen of in insteekhoezen? Wat je ook doet, zorg dat jij en anderen weten wat waarin zit: gebruik doorzichtige bakjes, schrijf het er op of gebruik labels.

Equalize (gelijk maken, of rechttrekken) is erg belangrijk om een eenmaal georganiseerde omgeving georganiseerd te houden. Ondanks alle goede bedoelingen zullen er toch weer dingen gaan rondslingeren op plaatsen waar die niet horen. Dat geeft helemaal niet, maar reserveer er bij voorkeur dagelijks maar tenminste wekelijks tijd voor in om die spullen weer georganiseerd te krijgen. Berg op wat je op wilt bergen, gooi weg wat je weg wilt gooien. Kijk waar je organisatie nog de mist in gaat, en pas dat aan: het is een levend geheel, en het moet flexibel genoeg zijn.

Opruimen en organiseren kan erg vermoeiend zijn, maar het levert ook een hoop bevrijdende energie op die lang doorwerkt. Kom je er zelf niet uit, of zie je het niet (meer) zitten, blijf er dan niet in rondhangen maar vraag hulp.