Afspraak is afspraak!

Een gevleugelde uitspraak. Vaak op boze danwel verongelijkte toon gebezigd, ervan afhankelijk of de spreker hoger of lager in de pikorde staat ten opzichte van de degene die het kennelijk niet zo nauw neemt met afspraken. Klaarblijkelijk is een afspraak niet altijd een afspraak.

Wanneer is een afspraak een afspraak?

Met afspraken bedoel ik niet alleen de afspraken die in je agenda terug te vinden zijn. Hoewel het gebruik van de agenda bij de meeste mensen nog verre van ideaal is (onderwerp voor een volgende blogpost) is men er gewoonlijk toch wel van doordrongen dat het handig is om te noteren wanneer je lichaam waar wordt verwacht. Toegegeven, niet iedereen houdt zich aan dat soort afspraken, en voor een bepaalde groep mensen blijft het lastig om op tijd te komen, maar het basisprincipe is wel bekend.

Het zijn vaak die andere afspraken, lossige toezeggingen tussen neus en lippen door gemaakt, die problemen opleveren. Jij, of iemand anders, zou iets oppakken en regelen, maar het is ondergesneeuwd geraakt in de dagelijkse stroom van informatie.

‘Dat mail ik je nog wel even.’ ‘Daar kom ik nog op terug.’ ‘Pak jij dat op?’ ‘Bel jij hem nog even?’ ‘Wil jij dat nog even nakijken?’ ‘Misschien kunnen we daar nog wat mee doen?’ ‘Zou hij dat document al bekeken hebben?’ ‘Ik bel je binnenkort nog wel!’ ‘’ ‘Doe ik deze of volgende week.’

Klinkt bekend?

Hoe onthoud je een afspraak?

Door 'm te noteren.

Dat heeft een hoog ja duh! gehalte, maar dat maakt 'm nog niet minder waar. Je kunt 't wel vergeten dat je alles gaat onthouden wat jij aan een ander, of een ander aan jou, heeft toegezegd. Bij echte agenda-afspraken lukt het vaak nog wel, maar die worden dan ook, jawel: genoteerd. De actie van het noteren helpt het onthouden van de afspraak.

Niet dat je daar naar moet streven, overigens. Ik ben er een groot voorstander van om zoveel mogelijk te noteren met als doel het leeg houden van je hoofd. Hoe meer tijd je in je hoofd moet doorbrengen, zoekend door alle losse paperassen die je daar hebt neergegooid, hoe minder tijd je overhoudt om alert te zijn in het moment.

Noteren, dus. Zorg dat je altijd iets bij je hebt waarmee je dit soort afspraakjes kunt noteren. In overleggen en vergaderingen heb je altijd wel pen en papier bij de hand: gebruik die ook. Je kunt beter te veel noteren dan te weinig; schrappen werkt betrouwbaarder dan verzinnen, en bovendien houdt het schrijven je wakker (en alert) tijdens langdurige vergaderingen, omdat je moet nadenken wat er nu wel en niet relevant is.

Voor on-the-go heb je ook iets nodig om afspraken en beloftes te noteren. Pen+papier, memo-recorder (de meeste mobiele telefoons hebben er een), PDA: het maakt niet uit. Voor meer tips, lees de weblog Vang die vlinder! die ik eerder aan dit onderwerp wijdde.

Het vergt overigens wel enige training om er voldoende alert op te worden om dat je de afspraken nu ook inderdaad noteert. Je hebt misschien jarenlang zonder gedaan, en dat aanpassen gaat niet zonder slag of stoot. Bij vergaderingen en overleggen helpt 't om de laatste 10 minuten even te besteden om de vraag “Wie moet wat uiterlijk wanneer gedaan hebben, en wie moet er hoe van op de hoogte gesteld worden?” ingevuld te krijgen. Dat heet een besluitenlijst, en kan in veel vergaderingen de duffe notulen vervangen. Zo'n besluitenlijst gaat voor koffieautomaat-afspraakjes wat ver, maar maak er toch een gewoonte van om jezelf bij het weggaan af te vragen welke acties er nu op je bord bijgekomen zijn.

Hoe houd je jezelf aan een afspraak?

Door, met je koppie d'r bij, te verwerken wat je hebt genoteerd.

Wat houdt dat in? Alle aantekeningen die je gemaakt hebt scan je op acties. Dingen die jij zou doen gaan in je agenda als je hebt afgesproken iets voor een bepaalde datum of binnen een zekere periode te doen. Dingen die jij zou doen, maar waar je geen datum of periode voor hebt afgesproken gaan op een actielijstje — en dus niet in je agenda. Dat houdt je agenda vrij van nutteloze (want niet afgesproken) deadlines, en geeft jou meer ruimte om te kiezen welke van de acties je op dat moment kunt en wilt gaan afhandelen.

Begin je dag met het doorlopen van je agenda. Dat vertelt je wat er die dag absoluut moet gebeuren. Als je agenda voor die dag helemaal vol is kun je het afwerken van de actielijst verder rustig laten liggen: je hebt er immers geen deadline voor afgesproken. Overigens is het dan wel zaak dat je de actielijst wekelijks eens goed doorneemt, om te kijken of er misschien acties op staan waar je weliswaar geen deadline voor hebt afgegeven, maar die je met goed fatsoen toch ook niet voor je uit kunt blijven schuiven.

Stel nu dat je zo'n actie tegenkomt: je hebt geen datum afgegeven, maar je weet dat de andere kant eigenlijk toch het resultaat deze week wel verwacht. Maar je agenda voor de rest van de week is vol. Wat doe je dan? Dan doe je aan verwachtingsmanagement. Je maakt een keuze tussen de items in je agenda en deze actie op je actielijst, en besluit welke daarvan belangrijker en/of dringender is. Vervolgens stel je de afvaller op de hoogte dat hij of zij z'n verwachtingen moet bijstellen. Bijvoorbeeld: als je gewoonlijk offerteaanvragen binnen twee werkdagen beantwoord, en dat gaat je nu niet lukken, dan stel je de (potentiële) klant daarvan op de hoogte, vóórdat die twee dagen voorbij zijn. Een gemiste afspraak is een vertrouwensbreuk. Een verschoven afspraak is nog steeds een afspraak.

Hoe houd je een ander aan een afspraak?

Je had aantekeningen gemaakt, niet? Snuffel die na op afspraken die gemaakt zijn waar jij belang in stelt. Koppel dat zo snel mogelijk schriftelijk terug aan de actiehouder; een informeel mailtje voldoet prima: “Als ik het goed heb begrepen zou jij de offerte voor die nieuwe klant nog nakijken, klopt dat?” Mocht er een misverstand zijn ontstaan dan kan dat beter vroeger dan later boven water komen; dat is in mijn ervaring vooral ook handig bij tussentijdse afspraken met vergeetachtige leidinggevenden: “Hoezo opleiding volgen?”

Zet dit soort afspraken op een wachten-lijstje. Daarin houd je bij waar je op zit te wachten, wie daarvoor iets moet doen, en per wanneer je resultaat verwacht. Ook dat lijstje kijk je wekelijks door, op zoek naar de lijntrekkers die te lang op zich hebben laten wachten. Ruim voor het einde van de verlooptijd neem je even contact op om te vragen hoe het er mee staat. Misschien is het al klaar, misschien krijg je een statusupdate, en — en daar doe je het voor — misschien was de andere kant het gewoon vergeten. In het laatste geval heeft de andere kant nog steeds tijd om de afspraak te halen, en anders geldt ook hier: Een gemiste afspraak is een vertrouwensbreuk. Een verschoven afspraak is nog steeds een afspraak.

It takes two to tango...

… maar een afspraak maak je ook met jezelf. Een goed voornemen — stoppen met roken — is een afspraak met jezelf. Dat klinkt schizofreen, maar het is in wezen een afspraak tussen jij-nu en jij-straks. Afgezien daarvan is er geen enkel verschil. Ook hier geldt: noteer de afspraak, en kijk wekelijks hoe je d'r voor staat. Mocht het niet lukken omdat je andere prioriteiten hebt: prima, maar maak die keuze bewust. Ook voor voornemens geldt: Een gemiste afspraak is een vertrouwensbreuk. Een verschoven afspraak is nog steeds een afspraak.

Een afspraak is tenslotte een afspraak. Niet dan?